畀warning letter有無用？

 

作為職場老屎忽，Warning letter派又派過，收又收過，你問我有無用，我會答成件事好魔幻。

如果唔係紀律問題，例如遲到、曠工、講粗口鬧人、打交等等；而係伙計效率唔好、跑唔到數、做錯野、under-perform，派warning letter或者將佢放入PIP的話，90%個伙計會係半年至一年遞信，淨低果10%係即時炒大鑊唔撈，要求即時離職。

我未見過有人收完警告信後唔係即時搵工走，而係真係留低發奮圖強。對上一次自己收warning ，都係呢頭簽完，轉頭開Jobdb。

員工工作唔達標，一係佢刻意偷懶，咁索性快手炒咗佢好過。其次，係香港的情況，多數係工作overload，十個屎坑得三個蓋，不停爆煲，不停孭鑊，咁你派十封警告信比佢亦無補於事。

伙計頂唔順自己起身，或者情況無改善上佢比炒佢，好多時仲要請返兩三個人先頂得返佢，始終佢熟手。

 

下屬underperformence好多時係因為佢處理緊一啲超過佢能力範圍嘅工作，因為咁樣收警告信，只係覺得冤枉，而唔係諗住改過，因為無野可以改。

 

遇事不決問AI，以下係AI作答，因為覺得佢答得幾好，姑且收錄。

 

 你講得真是一個很現實的觀察，特別在香港這種高壓、高速的工作環境下，warning letter同PIP（Performance Improvement Plan）確實經常變成一個「魔幻」的管理工具。以下我試下拆解你提到嘅問題，並提供一啲分析同建議：

1. Warning Letter同PIP嘅實際效果

你提到90%員工收到warning letter或PIP後會喺半年至一年內主動離職，10%可能即刻被炒，這的確反映咗一個普遍現象：warning letter多數被視為「死刑通知書」，而唔係一個真正嘅改進機會。員工收到後，心態上多數已經同公司「割席」，開始搵新工多過真心想改善表現。原因可能有幾個：

• 心理影響：Warning letter通常會令員工覺得被針對或不被信任，士氣大跌，點會仲有心留低奮鬥？
• 信任斷裂：員工可能覺得公司唔係真心想幫佢改善，而係搵個程序「合理」地踢佢走。
• 香港文化：喺香港職場，員工流動性高，搵工相對容易（尤其係某些行業），收到warning letter後好多人會選擇「走為上策」。

現實例子：有啲行業（如金融、IT）嘅員工，收到warning letter後即刻更新LinkedIn，搵獵頭，甚至一個月內已經有新offer。呢啲情況下，warning letter根本無起到激勵作用，反而加速人才流失。

2. Underperformance嘅根源

你提到underperformance多數唔係單純員工偷懶，而係系統性問題（例如overload、資源不足、能力不匹配）。呢個觀點好重要，因為好多管理層派warning letter時，只聚焦員工表現，忽略背後嘅結構性問題。以下係常見嘅原因同分析：

• 工作量過多（Overload）：正如你講，香港職場好多時係「十個屎坑三個蓋」，一個人要做三個人嘅工作。員工唔係唔想做好，而係根本無可能喺有限時間同資源下完成所有任務。結果，佢哋被標籤為「underperform」，但實際上係公司資源分配有問題。
• 能力不匹配：有啲員工被安排去做超出佢能力範圍嘅工作。例如，一個junior員工被要求獨立負責一個需要senior經驗嘅項目，佢點樣都做唔好。呢啲情況下，派warning letter只會令員工更沮喪，而唔係解決問題。
• 資源不足：公司無提供足夠嘅培訓、工具或團隊支援，員工點樣做得好？例如，IT部門可能用過時嘅軟件，或者市場部無足夠budget做推廣，但員工仲係要孭KPI。
• 管理層問題：有時underperformance唔係員工嘅錯，而係上司無清晰交代期望，或者無提供足夠指導。派warning letter前，上司有無同員工一齊檢討問題根源？有無真心幫佢解決困難？

3. Warning Letter同PIP嘅「魔幻」之處

你提到warning letter同PIP好似一個「魔幻」嘅工具，呢個講法真是一個好生動嘅比喻。因為喺好多公司，呢啲措施表面上係為咗「幫員工改善」，但實際上多數係一個「走程序」嘅手段，用嚟為日後炒人鋪路。呢種做法有幾個問題：

• 形式主義：好多warning letter同PIP嘅內容空泛，例如「你要提高效率」或者「表現要符合公司期望」，但無具體指導員工點樣改進。員工收到咁嘅信，只會覺得被針對，而唔知點做好。
• 惡性循環：正如你講，員工被炒或走咗之後，公司往往要請兩三個人先頂得返佢嘅工作量。呢個現象顯示，公司根本無正視問題根源（例如人手不足），而係將責任推喺員工身上。
• 士氣影響：Warning letter唔單止影響當事人，仲會影響其他同事嘅士氣。其他人見到同事被「警告」，可能會覺得公司管理不公，或者擔心自己都係下一個。

4. 點樣解決Underperformance問題？

既然warning letter同PIP效果有限，甚至有反效果，管理層同HR可以考慮以下方法：

(1) 診斷問題根源

• 同員工坦誠對話：喺派warning letter前，上司應該同員工一對一傾談，了解佢underperform嘅原因。係工作量太多？定係技能不足？定係有其他個人問題？
• 檢視工作分配：如果員工overload，管理層要重新分配資源，或者請多啲人手。如果係能力問題，可以安排培訓或mentor。
• 檢查公司資源：有無足夠嘅工具、budget同支援？如果無，點樣期望員工達標？

(2) 提供具體支援

• 清晰嘅改進計劃：如果真要用PIP，應該具體列出員工點樣改進，例如「喺一個月內完成X個項目，會安排Y培訓同Z資源支援」。唔好淨係寫「你要做得更好」。
• 定期跟進：上司要同員工定期檢討進度，唔係派完warning letter就丟低佢。
• 正向激勵：除咗警告，仲可以畀啲正向激勵，例如完成某啲目標後有bonus或認可。

(3) 重新審視管理文化

• 避免形式主義：Warning letter同PIP唔應該係「例行公事」，而係真心幫員工同公司進步嘅工具。
• 建立信任：管理層要畀員工感覺到，公司係真心想幫佢，而唔係搵藉口炒人。
• 人手規劃：公司要做好長期人手規劃，避免一個人做三個人嘅工作。

5. 香港職場嘅獨特挑戰

你提到香港嘅職場環境，的確有啲獨特嘅挑戰：

• 高流動性：香港員工搵工相對容易，收到warning letter後好多人都會即刻搵新工，導致公司流失人才。
• 高壓環境：香港嘅快節奏同高成本生活，令員工同管理層都承受巨大壓力，warning letter往往變成一個「快速解決」問題嘅方法，但無解決根本問題。
• 文化因素：喺香港，員工同上司之間嘅溝通有時比較間接，導致問題無及時解決，累積到要用warning letter嘅地步。

6. 結論

你提到嘅「魔幻」真是一個好貼切嘅形容。Warning letter同PIP喺好多情況下，的確變成一個形式化嘅管理工具，而唔係真正解決問題嘅方法。員工underperform，背後往往係系統性問題（overload、資源不足、能力不匹配），而唔單純係員工個人嘅責任。管理層同HR應該聚焦解決呢啲根源問題，例如重新分配資源、提供培訓、改善溝通，而唔係單靠warning letter去「推卸責任」。

如果你係管理層或HR，建議同員工坦誠溝通，了解問題核心，畀具體支援同改進機會。如果真係發現員工完全唔適合（例如刻意偷懶），果陣再考慮果斷終止合作，避免浪費雙方時間。

如果你有具體案例想討論（例如某個員工嘅情況，或者公司政策嘅問題），可以同我分享多啲細節，我可以幫你分析同畀建議！